Навигация: ТЛ – Финансы – Акты оказанных услуг
В случае формирования ВнутреннегоАкта оказанных услуг может быть необходимо отправить этот предварительный документ перевозчику на согласование. Перевозчик получит уведомление по электронной почте и сможет увидеть акт в своем личном кабинете.
Навигация: Действия – Согласование акта – Отправить на согласование
Также на основе Акта можно сформировать печатную форму Реестр оказанных услуг и отправить ее на электронный адрес перевозчика.
В форме Печать документа нажать , выбрать формат вложения PDF, заполнить поле Адрес электронной почты (если внести адрес на карточке контрагента, то он будет заполняться автоматически), в текстовом поле можно написать сообщение и нажать .
Далее перевозчик рассматривает предложенный ему акт и может подтвердить его или отклонить, о чем он сообщает через личный кабинет или по электронной почте/по телефону ответственному менеджеру. В данном случае менеджер самостоятельно фиксирует ответ перевозчика в системе.
Навигация: Действия – Согласование акта – Подтвердить / Отклонить
При подтверждении меняется статус Акта оказанных услуг — Акт оказанных услуг согласован.
Стоимость всех транспортных и дополнительных услуг на маршруте распределяется пропорционально весу между первоначальными заказами на перевозку. Это позволяет оценить расходы (а также доходы при экспедировании) приходящиеся на каждую единицу груза и на каждый заказ в целом.
Результаты распределения можно увидеть в различных представлениях:
На Перевозке. Отражаются все Заказы, которые входят в эту перевозку. По каждому Заказу выводится процент стоимости перевозки, который приходится на этот Заказ, а также распределенная по этому проценту сумма. Данные детализированы по услугам.
На Заказе. Отражаются все Перевозки, которые относятся к этому Заказу.
На Сделке. Отчет запускается по заказам в сделке и позволяет получить распределение с детализацией доходов и расходов по каждому заказу.
Формирование акта оказанных услуг осуществляется путем подбора завершенных перевозок за заданный период. Подбор реализован непосредственно в документе Акт оказанных услуг. Тип Акта оказанных услуг при этом будет Внутренний.
Для подбора перевозок необходимо указать в созданном документе Перевозчика и Период и нажать . Программа запускает отбор по следующим критериям:
Перевозчик соответствует контрагенту в перевозке.
Время завершения перевозки попадает в диапазон указанный в акте.
Договор соответствует договору, по которому выполнялась перевозка.
Статус исполнения перевозки – «Перевозка завершена» или другой статус, который индивидуально определен для этого перевозчика.
При добавлении перевозок в Акт оказанных услуг автоматически формируется итоговая сумма к оплате без НДС.
Кроме автоматического подбора выполненных перевозок за период в Акт оказанных услуг в системе есть альтернативный способ организовать приемку транспортных услуг — через загрузку и сверку. Тип Акта оказанных услуг при этом будет Внешний.
При поступлении детализированного приложения к акту в электронном виде (например, в формате Excel) есть возможность загрузить эти данные через специальный шаблон в документ акт оказанных услуг и запустить автоматическое сопоставление выставленных к оплате перевозок с существующими в системе. Автоматическое сопоставление может производиться как на уровне рейсов, так и детализировано на уровне видов транспортных услуг по каждому рейсу. При сопоставлении используются различные уникальные атрибуты — номер рейса, номер ТТН, номер транспортного средства, даты выполнения рейса. При совпадении этих атрибутов в загруженных данных и в системе перевозки связываются построчно.
Если некоторые строки из загруженного файла остались не связанными с перевозками в системе, необходимо проверить заполнены ли ключевые атрибуты рейсов в системе, а также соответствует ли статус исполнения перевозки. Правила сопоставления могут настраиваться индивидуально для каждого перевозчика и учитывать в каком статусе перевозка может выставляться им к оплате. Например, после отправки груза или при доставке на конечный пункт или только при получении полного комплекта документов.
После сопоставления, когда на каждую строку входящего акта найдена соответствующая пара в системе, можно приступать к автоматической сверке сумм. В процессе сверки сравниваются расходы, рассчитанные по перевозке в соответствии с тарифом и суммы, выставленные перевозчиком по факту. В случае расхождения строка остается не утвержденной и требует дополнительной проверки. Для каждого перевозчика могут быть настроены пределы допустимых отклонений, в рамках которых суммы подлежат автоматическому утверждению. Это может быть процент или конкретная сумма, которая будет применяться как в большую, так и в меньшую строну.
Разница между плановой и фактической стоимостью может быть автоматически перенесена на перевозку одной суммой. В результате этой корректировки будет получено фактическое распределение затрат на заказы и перевезенные грузы.
На основании Акта оказанных услуг после его утверждения к оплате автоматически создаются бухгалтерские документы: поступление услуг (Приходная накладная) и Счет на оплату (полученный), которые затем могут быть переданы в 1С: Бухгалтерия для проведения платежей и приемки услуг.
При создании Счета на оплату на основании Акта система анализирует включенные в него Транспортные услуги и определяет для каждой позицию справочника Номенклатуры из группы Номерклатура транспортных услуг.
Это позволяет произвести необходимое укрупнение детализированных транспортных услуг в акте и счете на оплату для бухгалтерии. Например, жд перевозка детализируется по трем услугам. Но в счете необходимо чтобы была общая сумма по этим услугам, а позиция услуги была при этом одна. Для такого преобразования нужно задать связь Номенклатуры услуг со всеми необходимыми транспортными атрибутами.
Число услуг в бухгалтерских документах и количество по каждой из них определяется в результате обработки реестра услуг из Акта и применения к нему правил подбора номенклатуры транспортных услуг. По каждой услуге автоматические определяется ставка НДС, на основании которой затем будет рассчитана сумма НДС. Ставка НДС может зависеть от того, является ли контрагент плательщиком НДС, от вида транспортной услуги, а также от категории перевозки – национальная, экспортная или импортная.
, выбрать формат вложения PDF, заполнить поле Адрес электронной почты (если внести адрес на карточке контрагента, то он будет заполняться автоматически), в текстовом поле можно написать сообщение и нажать 
.
. Программа запускает отбор по следующим критериям:
