Автоматическая сверка входящих актов
Навигация: ТЛ – Финансы – Акты оказанных услуг
Кроме автоматического подбора выполненных перевозок за период в Акт оказанных услуг в системе есть альтернативный способ организовать приемку транспортных услуг — через загрузку и сверку. Тип Акта оказанных услуг при этом будет Внешний.
При поступлении детализированного приложения к акту в электронном виде (например, в формате Excel) есть возможность загрузить эти данные через специальный шаблон в документ акт оказанных услуг и запустить автоматическое сопоставление выставленных к оплате перевозок с существующими в системе. Автоматическое сопоставление может производиться как на уровне рейсов, так и детализировано на уровне видов транспортных услуг по каждому рейсу. При сопоставлении используются различные уникальные атрибуты — номер рейса, номер ТТН, номер транспортного средства, даты выполнения рейса. При совпадении этих атрибутов в загруженных данных и в системе перевозки связываются построчно.
Если некоторые строки из загруженного файла остались не связанными с перевозками в системе, необходимо проверить заполнены ли ключевые атрибуты рейсов в системе, а также соответствует ли статус исполнения перевозки. Правила сопоставления могут настраиваться индивидуально для каждого перевозчика и учитывать в каком статусе перевозка может выставляться им к оплате. Например, после отправки груза или при доставке на конечный пункт или только при получении полного комплекта документов.
После сопоставления, когда на каждую строку входящего акта найдена соответствующая пара в системе, можно приступать к автоматической сверке сумм. В процессе сверки сравниваются расходы, рассчитанные по перевозке в соответствии с тарифом и суммы, выставленные перевозчиком по факту. В случае расхождения строка остается не утвержденной и требует дополнительной проверки. Для каждого перевозчика могут быть настроены пределы допустимых отклонений, в рамках которых суммы подлежат автоматическому утверждению. Это может быть процент или конкретная сумма, которая будет применяться как в большую, так и в меньшую строну.
Разница между плановой и фактической стоимостью может быть автоматически перенесена на перевозку одной суммой. В результате этой корректировки будет получено фактическое распределение затрат на заказы и перевезенные грузы.
. Программа запускает отбор по следующим критериям:
